Tổ chức sự kiện cho ngày HALLOWEEN

Mùa Halloween đến, những người tổ chức sự kiện đều mong muốn tổ chức những tiệc Halloween hoành tráng và để lại ấn tượng sâu sắc cho người tham dự nhưng việc đó không hề dễ dàng mà đòi hỏi nhiều sự đầu tư.

Tổ chức sự kiện cho ngày HALLOWEEN

Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện ngày Halloween và trang trí giáng sinh, công ty xin chia sẻ với các bạn một số kinh nghiệm trong việc tổ chức Halloween để có thể tự to chuc su kien một tiệc Halloween theo ý mình, dù là một buổi tiệc cá nhân dành cho bạn bè thân thiết hay một sự kiện Halloween lớn dành cho khách hàng.

1. Chủ đề (theme) của buổi tiệc

Sau khi phát triển được Concept - xương sống của việc to chuc su kien ngày Halloween , chúng ta sẽ định ra một theme riêng cho tiệc Halloween của mình. Bạn có thể làm cho bữa tiệc của mình như ở vào thời kỳ phong kiến xa xưa với trang trí, trang phục, cũ kỹ và những hoạt động chỉ xưa kia mới có, hay bạn cũng có thể làm cho không gian Halloween của mình trở thành một khu rừng rậm nhiệt đới với đủ thứ loại sinh vận kỳ dị đáng sợ.

2. Concept - việc đầu tiên phải nghĩ tới

Nếu Halloween chỉ đơn thuần là trang trí lạ mắt hay ma quái, hoá trang kỳ dị, tổ chức vài ba hoạt động xôm tụ thì việc to chuc su kien  ngày Halloween của bạn chẳng khác nào hàng trăm event Halloween đang được tổ chức khác và chẳng có điểm nhấn nào thu hút khán giả tham dự. Cái sẽ thu hút họ đến với Halloween của bạn chính là Concept - điều hứa hẹn họ đến để cảm nhận. Chẳng hạn như Câu lạc bộ F-Event đã có ý tưởng Halloween thu hút với Concept "Đám cưới bóng đêm". Họ không chỉ đơn thuần tổ chức một tiệc Halloween, mà họ tổ chức một đám cưới cho "thế lực đen tối". Bám sát theo concept đó, từ bài trí cho đến hoạt động đều mô phỏng theo một đám cưới, cũng có cổng hoa, có lễ phục đám cưới, có màn làm lễ, tiệc chiêu đãi... Bởi vậy nên dù tổ chức hai năm liền với cùng một concept, khán giả vẫn rất tò mò, háo hức "đi dự đám cưới" ngày tổ chức sự kiện Halloween.

Do đó, việc trước tiên là bạn cần định ra concept của sự kiện Halloween. Bạn có thể tổ chức một cuộc phiêu lưu đi tìm kho báu và thết đãi tiệc trên con tàu ma, một buổi tiệc ngược dòng thời gian về những năm 60, bữa tối ở địa ngục... Nó sẽ như một câu chuyện có cốt truyện rõ ràng và thu hút mọi người nhờ cốt truyện này.

3. Phác thảo layout và trang trí

 Lên được khung sườn về chủ đề trang trí cho việc tổ chức sự kiện Halloween của mình rồi, chúng ta sẽ bắt đầu phác thảo bố cục trang trí của không gian. Nếu bạn tin vào khả năng mỹ thuật của mình thì hãy để trí sáng tạo bay xa qua các layout thiết kế, còn nếu bạn không phải là một chuyên gia về nghệ thuật thì tốt hơn bạn nên thuê ngoài vì chúng ta không thể làm thay công việc của các nghệ nhân được. Bạn có thể thuê một chuyên gia trang trí, hoá trang, hay các sinh viên đến từ các khoa, trường mỹ thuật, kiến trúc. Bằng con mắt chuyên môn, họ sẽ dễ dàng xác định được cần trang trí những gì và đặt nó ở đâu cho phù hợp. Nếu không gian quá rộng, bạn có thể đặt những tiểu cảnh tại từng khu vực và sử dụng những vật dụng lấp đầy không gian phù hợp, ví dụ như vải màn, bí đỏ... hoặc tính đến việc trang trí một số khu vực điểm nhấn như hành lang đi vào, sân khấu... thay vì phủ kín cả không gian.

Sau khi phác thảo, chuyên gia mỹ thuật sẽ tính toán số lượng nguyên vật liệu cần cho việc trang trí, ngân sách cần để mua chúng và chúng ta đã có thể bắt tay vào thực hiện việc to chuc su kien ngày Halloween.

Chúng ta có thể tự sản xuất những vật trang trí trong Halloween như xác ướp, nhện, ngôi mộ, hoặc cũng có thể tìm mua tại các cửa hàng bán vật dụng Halloween, tất nhiên là đắt tiền hơn và không được đa dạng bằng những gì chúng ta tạo ra. Một số hình ảnh "đặc trưng" của Halloween mà bạn có thể tự tay tạo ra một ngày tổ chức sự kiện Halloween đặc biệt:

- Bí ngô

- Nến, đèn cày

- Mạng nhện

- Dơi, nhện, quạ, mèo đen

- Quan tài

- Bù nhìn rơm

- Bia mộ, xác ướp

Các nguyên vật liệu để tạo nên chúng thường bao gồm: đất sét, túi đựng rác màu đen, gáo dừa, bao bố, dây thừng, vải mùng, giấy vệ sinh, bìa cứng, thạch cao, mốp... Ngân sách để trang trí cho một không gian không hề nhỏ, nếu bạn tự làm trong một căn phòng khoảng 100m2 thì chi phí tối thiểu để trang trí là khoảng 15,000,000 VND - 20,000,000 VND với điều kiện là bạn tự làm các vật dụng trang trí, nếu muốn bắt mắt, hoành tráng hơn thì chi phí có thể tăng gấp đôi. Do đó, hãy khéo léo tính toán và tận dụng các nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Ví dụ thay vì phủ các bức tường bằng vải đen, bạn có thể thay bằng cách cắt các túi đựng rác cỡ lớn ra và dùng băng keo dán chúng lại với nhau.

Cần nên kế hoạch tổ chức sự kiện

 Màu sắc chủ đạo chúng ta có thể chọn gam màu đen, trắng, đỏ, cam hoặc tím là phù hợp nhất.

 Để cho không khí có phần âm u, chúng ta có thể sử dụng máy phun khói hoặc các loại đá khói C02 để trong vạc dầu phù thuỷ sao cho khi chế chất lỏng vào chúng bốc khói mù mịt (loại đá hay dùng trong tiệc cưới khi cô dâu chú rể rót rượu vào tháp champagne).

 4. Nội dung của buổi tổ chức sự kiện Halloween

 Nội dung cũng cần bám sát Concept, chẳng hạn như Concept là "đám cưới ma quỷ" thì người tổ chức sẽ lên nội dung bao gồm các tiết mục của một buổi lễ cưới thực sự, nếu đây là một buổi thám hiểm con tàu ma, chúng ta có thể cho người chơi tham gia những trò chơi lùng sục kho báu.

Chúng ta có thể tổ chức một số trò chơi nho nhỏ cho người tham gia tương tác với chương trình, chẳng hạn như thi ăn con dơi (làm bằng bánh bông lan) hay đơn giản là bốc thăm quà trong một vạc dầu đầy máu giả.

5. Trang phục của khách mời

Hầu hết các tiệc trong ngày to chuc su kien Halloween đều yêu cầu khách tham dự diện trang phục phù hợp. Chẳng hạn như trang phục chỉ toàn màu đen, trang phục kiểu thập niên 70, trang phục ngộ nghĩnh như con nít... Nhưng để đảm bảo tất cả khách mời đều có bộ dạng phù hợp cho buổi tiệc, chúng ta nên tổ chức hỗ trợ hoá trang ngay tại chỗ cho họ. Bạn có thể thực hiện vẽ mặt hay làm tóc cho họ, có những loại màu dành riêng cho việc vẽ lên da người và những loại gel cứng, gel màu... để tạo những hình dáng kỳ dị cho các mái tóc.

Nhưng bạn cần lường trước về thời gian, một "tay vẽ" hoàn thiện một gương mặt mất ít nhất là 15 phút, như vậy nếu buổi tiệc của bạn có khoảng 3 thợ vẽ thực hiện trang trí mặt cho 100 người thì chắc chắn khách tham dự sẽ phải chờ rất lâu và dồn đống chỗ khu vực hoá trang. Bạn nên phát hoặc bán (nếu là tiệc có thu phí người tham dự) sẵn một số mặt nạ sao cho khách nào không kiên nhẫn chờ được có thể mua mặt nạ để "hoá trang" cấp kỳ.

6. Đồ ăn, thức uống

Những món đồ ăn lạ mắt mang đầy tính chất Halloween không chỉ cần ngon miệng mà yếu tố thị giác sẽ làm cho người tham dự cảm thấy thú vị. Một số tiệm bánh lớn có nhận đặt hàng các loại bánh kem dành cho ngày tổ chức sự kiện Halloween như bánh hình đầu lâu, xác ướp. Hoặc bạn có thể vẽ, in các hình đồ ăn mà bạn muốn thực hiện để yêu cầu một tiệm bánh gần nhà làm theo.

Netmedia Theo eventchannel.vn

Posted in: Tổ Chức - Sự Kiện