Cách thức tổ chức hội nghị khách hàng

Cách tổ chức sự kiện hội nghị với khách hàng là một công việc rất quan trọng để tăng cường sự gắn bó mật thiết của khách hàng với công ty, giúp tăng quan hệ mật thiết, tình cảm với khách hàng.

Chọn thời gian hoạt động phù hợp: Vào thứ bảy, chủ nhật, buổi chiều bắt đầu từ 15 giờ là tốt nhất

>> cách tổ chức sự kiện

>> cách thức tổ chức sự kiện

>> kế hoạch tổ chức sự kiện

cách tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng

Chuẩn bị trước khi hoạt động:

Chọn hội trường

·       Nhà hát địa phương mà nhiều người biết và dễ tìm

·       Sân khấu biểu diễn của một doanh nghiệp

·       Có những thiết bị chiếu hình hiện đại, gây ảnh hưởng lớn đối với khách hàng.

Bố trí hội trường

·       Bố trí trung tâm điểm họp mặt liên hoan

·       Bố trí cửa ra vào

·       Treo khẩu hiệu chào mừng

·       Bảng chỉ dẩn: khách hàng họp mặt lại…

·       Trưng bày sản phẩm

·       Trên sân khấu treo khẩu hiệu chính của buổi họp mặt liên hoan.

·       Trên sân khấu treo biểu tượng của doanh nghiệp.

Phân công công tác

·       phải thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến từng người.

·       Lập bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện.

·       Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ.

Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại có thể thành 3 nhóm nhỏ.

·       Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách.

·       Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm, phần thưởng…

·       tổ lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường.

Gửi giấy mời

·       Thiếp mời phải gửi trước 7 ngày và phài tuân theo những quy định sau:

·       Căn cứ tình hình thực hiện, thống kê số người tham dự;

·       Căn cứ số người tham dự để mua và in giấy mời;

·       Khi gửi giấy mời, cần phải nói về lợi ích của khách hàng khi tham gia;

·       Khi gửi giấy mời, cần đồng thời mời luôn người thân của khách hàng.

Các công việc chuẩn bị khác:

·       Chuẩn bị tặng phẩm làm kỷ niệm. Căn cứ số giấy mời đã gửi, tìm mua tặng phẩm: loại dưới x đồng, loại dưới y đồng làm phần thưởng.

·       Chuẩn bị băng, đĩa quảng cáo. Chiếu hình ảnh quảng cáo sản phẩm có chất lượng cao của doanh nghiệp bằng các loại đĩa hình hoặc băng hình chuyên dụng.

·       Bản quyết định người chủ trì. Người chủ trì phải là người nhiệt tình, khoáng đạt, dễ hoà nhập, có khả năng khơi dậy phong trào.

·       Chuẩn bị bút viết và một quyển sổ ghi danh sách người đến dự.

·       Chuẩn bị máy ảnh, máy chiếu, băng nhựa, bình ắc-quy.

Trình tự của hội nghị khách hàng

·       Ghi danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi một xuất tặng phẩm, một quyển sổ tay, một đặc san, báo truyền hình.

·       Tổ lễ tân dẫn khách vào chỗ ngồi.

·       Xem phim tuyên truyền về doanh nghiệp.

·       Người chủ trì tuyên bố cuộc gặp mặt bắt đầu.

·       Triển lãm văn hoá doanh nghiệp.

·       Đọc diễn văn đón chào

·       Hỏi đáp có thưởng

·       Rút thưởng

·       Kết thúc, đọc lời cảm ơn

Các điểm chủ yếu trong thao tác:

·       Trước lúc bắt đầu cần chiếu liên tục các băng quảng cáo.

·       Đọc diễn văn chào mừng không kéo dài quá 8 phút.

·       Hỏi đáp có thưởng. Tiết mục này chủ yếu là để khơi dậy sự hiểu biết của khách hàng về sản phẩm, câu hỏi và trả lời đươc in sẵn trong cuốn sổ tay đặc san đã phát tặng. Câu hỏi phải đơn giản, dễ trả lời.

·       Bốc thăm trùng thưởng: Người tham gia có giấy mời nhận hai tấm giấy có in mã hiệu nhất định để tham gia chương trình xổ số (một tấm bỏ vào thùng bốc thăm, một tấm giữ lại để đối chiếu). Đặt thùng bốc thăm tại hội trường, nơi mọi người dễ thấy nhất.

Netmedia.com.vn (TH)

Tin liên quan:

>> Tổ chức sự kiện Event và những quy trình cơ bản nhất

>> Tổ chức sự kiện - Nghề hấp dẫn thu hút giới trẻ

>> Tổ chức sự kiện - Công việc cho các bạn trẻ yêu thích sự năng động

Posted in: Tổ Chức - Sự Kiện